Conditions Générales de Vente et d’Intervention

Prestations de chronométrage sportif. Version 1.0

Les présentes Conditions Générales de Vente et d’Intervention (ci-après les « CGVI ») régissent les prestations de chronométrage sportif réalisées par SUD CHRONO, SASU immatriculée au RCS de Narbonne sous le n° 989 734 686, dont le siège social est situé 21 rue Paul Philoctète, 11100 Narbonne.

Toute commande implique l’acceptation sans réserve des présentes CGVI.

Article 1 : Objet

Les présentes CGVI définissent les conditions dans lesquelles SUD CHRONO réalise ses prestations de chronométrage sportif.

SUD CHRONO intervient exclusivement en qualité de prestataire technique spécialisé dans le chronométrage. L’organisation générale de la manifestation demeure sous la responsabilité exclusive de l’Organisateur.

Article 2 : Formation du contrat

Le contrat est réputé conclu dès :

• la signature du devis ;
• l’acceptation écrite du devis, y compris par courrier électronique ;
• ou le versement de l’acompte lorsqu’il est demandé.

Les devis sont valables 30 jours à compter de leur date d’émission.

Sauf mention contraire figurant au devis, SUD CHRONO pourra demander un acompte de 30 % à la commande.

Article 3 : Prestations

Les prestations réalisées sont exclusivement celles mentionnées au devis accepté.

Selon les options retenues, elles peuvent notamment comprendre :

• chronométrage électronique RFID ;
• gestion des inscriptions ;
• contrôle des PPS et des licences lorsque cette prestation est prévue ;
• fourniture et personnalisation des dossards ;
• fourniture de puces RFID ;
• diffusion des résultats en direct ;
• publication des résultats ;
• affichage sur écran ;
• animation speaker lorsque cette prestation figure au devis.

Toute prestation complémentaire demandée après acceptation du devis pourra faire l’objet d’une facturation supplémentaire après accord de l’Organisateur.

Article 4 : Obligations de l’Organisateur

L’Organisateur s’engage à transmettre à SUD CHRONO l’ensemble des éléments nécessaires à la préparation de la prestation, notamment le règlement de l’épreuve, les horaires, les parcours, les catégories, les distances et toute information technique utile.

Le règlement définitif devra être communiqué avant l’ouverture des inscriptions.

La liste définitive des participants devra être transmise au plus tard la veille de l’épreuve à 18 h, sauf accord contraire.

Toute modification demandée après cette échéance sera réalisée dans la mesure du possible, sans garantie quant aux délais de traitement.

L’Organisateur demeure responsable des informations transmises à SUD CHRONO.

Article 5 : Préparation de la prestation

L’Organisateur valide les maquettes (BAT) des dossards avant leur impression.

Toute erreur subsistant après validation du BAT relève de la responsabilité de l’Organisateur.

Les inscriptions reçues après impression des dossards pourront entraîner des frais supplémentaires liés aux coûts techniques de fabrication, de préparation et d’expédition.

L’Organisateur met à disposition :

• un accès au site au minimum deux heures avant le premier départ ;
• une alimentation électrique dédiée, stable et exclusivement réservée au matériel de chronométrage ;
• les tables et chaises nécessaires à l’installation du poste de chronométrage.

Le poste de chronométrage constitue une zone technique réservée. Seules les personnes autorisées par SUD CHRONO peuvent y accéder.

Les demandes des participants sont traitées par l’Organisateur afin de permettre au personnel de SUD CHRONO de rester pleinement concentré sur les opérations de chronométrage.

L’Organisateur s’engage à ne pas manipuler, déplacer, débrancher ou faire intervenir une personne non autorisée sur les équipements de SUD CHRONO.

Article 6 : Exécution de la prestation

SUD CHRONO met en œuvre les moyens humains et techniques qu’elle estime adaptés aux caractéristiques de la manifestation afin d’assurer un chronométrage fiable.

Le choix, l’implantation et le paramétrage des équipements de chronométrage relèvent exclusivement de SUD CHRONO.

Toute modification de leur emplacement ou de leur configuration devra être validée préalablement par SUD CHRONO.

En cas de modification du parcours, des horaires ou des caractéristiques de l’épreuve, SUD CHRONO adaptera, dans la mesure du possible, son dispositif technique. Toutefois, elle ne pourra être tenue responsable des conséquences sportives ou réglementaires résultant de ces modifications.

SUD CHRONO pourra modifier l’implantation de ses équipements si les conditions techniques ou de sécurité l’exigent.

Article 7 : Installation des équipements

L’Organisateur garantit à SUD CHRONO un accès véhicule à proximité immédiate de la zone d’installation afin de permettre le chargement, le déchargement et le repli du matériel.

Une fois installés, les équipements de chronométrage constituent une zone technique.

Aucun véhicule, y compris les véhicules de secours, d’organisation ou de logistique, ne devra circuler sur les tapis de chronométrage après leur installation. Les accès nécessaires devront être anticipés avant la mise en place des équipements.

Toute dégradation résultant du passage d’un véhicule, d’un engin ou d’une manipulation non autorisée sera à la charge de l’Organisateur.

Toute intervention sur les équipements de SUD CHRONO par une personne non autorisée dégage la responsabilité de SUD CHRONO quant aux conséquences pouvant en résulter.

Article 8 : Moyens techniques

SUD CHRONO met en œuvre les moyens de contrôle et de secours (back up) qu’elle juge adaptés à la nature de chaque manifestation.

Selon les caractéristiques de l’épreuve, ces moyens peuvent notamment comprendre :

• des systèmes de chronométrage redondants (back-up) ;
• des sauvegardes des données ;
• des dispositifs de contrôle vidéo, notamment sur les épreuves soumises à des exigences fédérales ou de labellisation.

Les services de diffusion des résultats en direct nécessitent une connexion Internet ou un réseau de télécommunication.

Une interruption ou une dégradation de ces services n’affecte pas l’enregistrement des temps réalisés par les participants.

Article 9 : Dossards, puces et matériels d’identification

Les dossards personnalisés sont imprimés après validation du BAT par l’Organisateur.

Toute demande de modification postérieure à cette validation pourra entraîner un coût supplémentaire.

Les puces RFID intégrées aux dossards demeurent acquises aux participants.

Les puces RFID réutilisables, bracelets RFID ou tout autre matériel récupérable demeurent la propriété de SUD CHRONO.

En cas de non-restitution ou de détérioration imputable au participant ou à l’Organisateur, une indemnité forfaitaire sera facturée, sauf disposition différente prévue au devis.

Article 10 : Résultats et réclamations

SUD CHRONO établit les résultats à partir des données enregistrées par ses équipements.

Les décisions relatives aux disqualifications, pénalités, neutralisations, modifications de classement ou toute autre décision sportive relèvent exclusivement de l’Organisateur, du juge-arbitre ou des officiels compétents.

Les résultats sont publiés après validation par l’Organisateur.

Toute réclamation sportive devra être formulée dans un délai de 72 heures suivant la publication des résultats.

Passé ce délai, les résultats sont réputés définitifs.

Les corrections purement administratives (orthographe, club, catégorie) pourront toutefois être étudiées au-delà de ce délai lorsqu’elles sont sans incidence sur les classements.

Les demandes de modification des résultats sont exclusivement traitées à la demande de l’Organisateur.

Article 11 : Conditions financières

Les prix applicables sont ceux figurant sur le devis accepté.

Sauf mention contraire, les devis sont établis hors taxes.

Un acompte de 30 % pourra être demandé à la commande.

Le solde est payable à réception de facture, sauf conditions particulières prévues au devis.

Tout retard de paiement entraînera, de plein droit et sans mise en demeure préalable, l’application des pénalités de retard prévues par le Code de commerce ainsi que l’indemnité forfaitaire de recouvrement de 40 euros applicable entre professionnels.

Article 12 : Annulation et force majeure

Toute annulation devra être notifiée par écrit dans les meilleurs délais.

En cas d’annulation, seuls les frais réellement engagés par SUD CHRONO resteront dus, notamment :

• impression des dossards ;
• achat ou préparation des puces RFID ;
• frais d’expédition ;
• déplacements déjà effectués ;
• hébergements réservés ;
• prestations de reconnaissance ou d’étude déjà réalisées ;
• toute autre dépense engagée spécifiquement pour la manifestation.

En cas d’annulation consécutive à un arrêté préfectoral, à des conditions météorologiques exceptionnelles ou à tout autre cas de force majeure, les frais déjà engagés demeureront également dus.

Lorsque les conditions de sécurité des personnes ou des équipements l’exigent, SUD CHRONO pourra suspendre temporairement ou interrompre ses opérations après concertation avec l’Organisateur.

Article 13 : Responsabilité

SUD CHRONO est tenue à une obligation de moyens.

Elle met en œuvre les moyens humains et techniques qu’elle estime adaptés afin d’assurer la fiabilité du chronométrage.

L’Organisateur demeure seul responsable :

• de l’organisation générale de la manifestation ;
• du parcours ;
• du balisage ;
• de la sécurité ;
• des autorisations administratives ;
• des décisions sportives ;
• des informations transmises à SUD CHRONO.

SUD CHRONO ne pourra être tenue responsable notamment :

• des erreurs figurant dans les fichiers transmis par l’Organisateur ;
• des modifications de parcours ou d’horaires non portées à sa connaissance ;
• des erreurs provenant d’une plateforme d’inscription ou d’un logiciel tiers ;
• d’une alimentation électrique non conforme ;
• d’une coupure des réseaux Internet ou téléphoniques affectant uniquement les services de diffusion en direct ;
• des conséquences résultant de la non-application de recommandations techniques formulées par SUD CHRONO ;
• de toute manipulation ou dégradation de ses équipements par une personne non autorisée.

SUD CHRONO s’engage à informer sans délai l’Organisateur de toute difficulté technique susceptible d’affecter le déroulement de la prestation.

En cas de mise en cause de la responsabilité contractuelle de SUD CHRONO pour un dommage direct qui lui serait exclusivement imputable, l’indemnisation ne pourra excéder le montant hors taxes de la prestation concernée.

En aucun cas SUD CHRONO ne pourra être tenue responsable des dommages indirects, notamment des pertes d’exploitation, pertes de chiffre d’affaires, pertes de partenaires, atteintes à l’image ou de tout autre préjudice immatériel.

Article 14 : Données personnelles et propriété intellectuelle

L’Organisateur demeure responsable du traitement des données personnelles collectées dans le cadre de la manifestation.

Lorsque SUD CHRONO intervient pour la gestion des inscriptions ou des résultats, elle agit en qualité de sous-traitant au sens de la réglementation applicable en matière de protection des données.

SUD CHRONO applique les choix exprimés par les participants concernant la publication de leurs résultats lorsque ceux-ci sont recueillis par la plateforme d’inscription.

Les données techniques de chronométrage sont conservées pendant une durée de trois ans.

Les résultats sportifs peuvent être conservés au titre de l’historique des compétitions.

Les logiciels, procédures, développements, modèles de dossards, méthodes de traitement, documents techniques, exports spécifiques et plus généralement le savoir-faire de SUD CHRONO demeurent sa propriété exclusive.

Article 15 : Communication et droit applicable

Sauf opposition écrite de l’Organisateur, SUD CHRONO pourra citer la manifestation parmi ses références commerciales et utiliser le nom, le logo de l’épreuve ainsi que des photographies de ses installations, de son matériel ou de son équipe à des fins de communication.

Les présentes CGVI sont régies par le droit français.

Les parties s’engagent à rechercher une solution amiable avant toute action judiciaire.

À défaut d’accord amiable, tout litige relèvera de la compétence exclusive des juridictions du ressort de la Cour d’appel de Montpellier, sauf disposition légale impérative contraire.